Gestão e Fiscalização de Contratos Administrativos

A presente instrução visa orientar os servidores da Prefeitura Municipal de Araucária sobre os fluxos, papéis e responsabilidades no processo de execução contratual. A correta segregação de funções e o acompanhamento diligente das obrigações contratuais são fundamentais para assegurar a eficiência administrativa, a transparência e o zelo pelo erário.

O fluxo de trabalho aqui descrito baseia-se nas melhores práticas de gestão pública e está em conformidade com a legislação vigente, detalhando o caminho desde o início da execução até o encerramento do contrato.

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Gestão de Contratos Licitatórios

Definições de Papéis e ResponsabilidadesDescrição

ParaO processo de Gestão bomde andamentoContratos doLicitatórios processo,estabelece as etapas de acompanhamento da execução fluxodos dividecontratos asadministrativos competênciasfirmados entrepela trêsPrefeitura atoresde principaisAraucária, eno aâmbito unidadeda financeira:Secretaria Municipal de Administração (SMAD).

1.1. Fiscal do Contrato (Operacional)

O Fiscalfluxo écontempla oas agenteatividades técnicode responsávelfiscalização, peloregistro acompanhamentode diárioocorrências, eanálise diretoadministrativa, daateste de execução doe objeto.encaminhamento para pagamento, garantindo o cumprimento das obrigações previstas no contrato e na legislação aplicável.

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Objetivo

Padronizar o acompanhamento da execução contratual, assegurando:

• Responsabilidades:Cumprimento  Conhecer integralmente o contrato e o plano de fiscalização; verificar a conformidade das entregas e medições; registrar ocorrências; abrir processos de pagamento e emitir o Ateste de Execução.

• Ação em Ocorrências: Caso detecte irregularidades, deve notificar formalmente a contratada e, se o problema não for sanado, reportar imediatamente ao Gestor.

1.2. Gestor do Contrato (Administrativo/Decisório)

O Gestor atua na esfera administrativa e de controle, servindo como a autoridade de coordenação.

• Responsabilidades: Validar o plano de fiscalização; analisar ocorrências reportadas pelo fiscal; decidir sobre providências administrativas e aplicação de penalidades; validar o Ateste Técnico de Execução e encaminhar para pagamento.

• Ação Decisória: É o responsável por aplicar sançcondições (multas,estabelecidas glosas ou advertências) caso as solicitações corretivas não sejam atendidas.

1.3. Contratada (Fornecedor/Prestador)

Empresa ou entidade executora do contrato.

• Responsabilidades: Executar o objeto conforme o cronograma; atender às solicitações corretivas enviadas pela fiscalização; regularizar pendências sob pena de rescisão ou penalização.

1.4. NAF - Núcleo Administrativo Financeiro

Unidade responsável pelo processamento contábil e financeiro.

• Responsabilidades: Empenho, liquidação controle de orçamento e processamento do pagamento conforme o apurado pela fiscalização e gestão.

Fluxo do Processo (Passo a Passo)

O fluxo desenhado no Bizagi estabelece a seguinte sequência lógica:

2. Fase I: Início e Planejamento

1. Início da Execução: O Gestor toma ciência formal do contrato.

2. Validação: O Gestor valida o plano inicial de fiscalização elaborado para o contrato.

3. Conhecimento Técnico: O Fiscal estuda o contrato e o plano de fiscalização para iniciar o acompanhamento.

2.1 Fase II: Execução e Monitoramento

1. Fiscalização Ativa: O Fiscal inicia o monitoramento das execuções, entregas e medições.

2. Tratativa de Ocorrências:

   • Se uma ocorrência for encontrada, o Fiscal aciona a contratada formalmente.contrato;

   • SeControle adas ocorrênciaatividades forde solucionada, o processo segue para mediçfiscalização.o;

   • SeRegistro nãoformal de forocorrências solucionada,durante o Gestor é comunicado para analisar a necessidade de providência administrativa.

3. Decisão Administrativa: O Gestor define o tipo de providência (notificaçexecução, glosa, ajuste ou penalidade) e registra a decisão, comunicando as partes envolvidas.

2.2 Fase III: Atestação e Pagamento

1. Emissão de Ateste: Após a verificação das entregas, o Fiscal abre o processo de pagamento e emite o "Ateste de Execução".o;

2. Tramitação:Regularidade na O processo é enviado para validaçtramitação dopara Gestor.liquidação e pagamento;

3. ControleTransparência dee Qualidade:rastreabilidade Casodas odecisões Gestor identifique falhas no ateste, ele devolve ao Fiscal para correção. Se aprovado, o processo segue para o NAF.administrativas.

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   Responsáveis pelo Processo

   Liquidação:Gestor do Contrato

   Responsável Opela NAF processa gestão pagamentoadministrativa do contrato, análise das ocorrências registradas durante a execução e definição de acordoprovidências comadministrativas oquando apurado pelo Fiscal.necessário.

2.3 Fase IV: Encerramento

1. AcompanhamentoFiscal Continuado:do Contrato

   Responsável Opelo contratoacompanhamento seguedireto sendoda monitorado durante todo execução períodocontratual, deverificação vigência.das entregas ou serviços prestados e registro das ocorrências relacionadas ao contrato.

2. RelatórioÁrea Final:Administrativa

   Responsável Aopela término do contrato, emite-se o relatório final de execuçtramitação do processo para liquidação encerramentoda formaldespesa e processamento do processo.pagamento.

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Fluxo do Processo

Licitação de Contrato Com Adesão.pdf

Início da Execução Contratual

O processo tem início com a vigência do contrato e a ciência formal do gestor responsável.

Nesta etapa são realizadas as seguintes atividades:

• Validação do plano inicial de fiscalização;

• Vefinição das rotinas de acompanhamento da execução;

• Orientação inicial sobre as obrigações contratuais.

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Fiscalização da Execução

Durante a vigência contratual, o fiscal realiza o acompanhamento da execução por meio de:

• Verificação das entregas, serviços ou medições;

• Conferência da conformidade com o contrato;

• Registro de ocorrências relacionadas à execução.

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Registro e Tratamento de Ocorrências

Quando identificada alguma irregularidade na execução contratual:

1. A ocorrência é registrada formalmente.

2. A empresa contratada é comunicada para manifestação ou correção.

3. O gestor do contrato analisa a situação.

Dependendo da análise realizada, podem ser adotadas medidas administrativas como:

• Solicitação de regularização da execução;

• Ajustes ou adequações na prestação do serviço;

• Aplicação de penalidades previstas no contrato.

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Ateste Técnico da Execução

Após a verificação da execução contratual, o fiscal realiza o Ateste Técnico de Execução, confirmando que o objeto contratado foi executado conforme as condições estabelecidas.

Caso sejam identificadas inconsistências, o processo retorna para correção antes da validação final.

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Liquidação e Pagamento

Com o ateste validado, o processo segue para tramitação administrativa, onde são realizadas:

• Análise documental;

• Liquidação da despesa;

• Processamento do pagamento conforme o valor apurado pelo fiscal do contrato.

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Encerramento do Contrato

Ao término da vigência contratual:

• É elaborado o relatório final de execução do contrato;

• São registrados eventuais apontamentos ou ocorrências finais;

• O processo de gestão contratual é encerrado.

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3.Resultado Esperado

A aplicação deste fluxo garante:

• Acompanhamento adequado da execução contratual;

• Registro estruturado das ocorrências;

• Maior controle administrativo sobre os contratos;

• Padronização das atividades de gestão e fiscalização.

Considerações Finais

A observância rigorosa deste fluxo garante que a Prefeitura Municipal de Araucária receba exatamente o que foi contratado, evitando desperdícios e garantindo que os pagamentos sejam realizados apenas mediante a efetiva prestação do serviço ou entrega do bem.

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