Gestão e Fiscalização de Contratos Administrativos

A presente instrução visa orientar os servidores da Prefeitura Municipal de Araucária sobre os fluxos, papéis e responsabilidades no processo de execução contratual. A correta segregação de funções e o acompanhamento diligente das obrigações contratuais são fundamentais para assegurar a eficiência administrativa, a transparência e o zelo pelo erário.

O fluxo de trabalho aqui descrito baseia-se nas melhores práticas de gestão pública e está em conformidade com a legislação vigente, detalhando o caminho desde o início da execução até o encerramento do contrato.

Definições de Papéis e Responsabilidades

Para o bom andamento do processo, o fluxo divide as competências entre três atores principais e a unidade financeira:

1.1. Fiscal do Contrato (Operacional)

O Fiscal é o agente técnico responsável pelo acompanhamento diário e direto da execução do objeto.

Responsabilidades: Conhecer integralmente o contrato e o plano de fiscalização; verificar a conformidade das entregas e medições; registrar ocorrências; abrir processos de pagamento e emitir o Ateste de Execução.
Ação em Ocorrências: Caso detecte irregularidades, deve notificar formalmente a contratada e, se o problema não for sanado, reportar imediatamente ao Gestor.

1.2. Gestor do Contrato (Administrativo/Decisório)

O Gestor atua na esfera administrativa e de controle, servindo como a autoridade de coordenação.

Responsabilidades: Validar o plano de fiscalização; analisar ocorrências reportadas pelo fiscal; decidir sobre providências administrativas e aplicação de penalidades; validar o Ateste Técnico de Execução e encaminhar para pagamento.
Ação Decisória: É o responsável por aplicar sanções (multas, glosas ou advertências) caso as solicitações corretivas não sejam atendidas.

1.3. Contratada (Fornecedor/Prestador)

Empresa ou entidade executora do contrato.

Responsabilidades: Executar o objeto conforme o cronograma; atender às solicitações corretivas enviadas pela fiscalização; regularizar pendências sob pena de rescisão ou penalização.

1.4. NAF - Núcleo Administrativo Financeiro

Unidade responsável pelo processamento contábil e financeiro.

Responsabilidades: Empenho, liquidação e anotação em planilhas de controle; processamento do pagamento conforme o apurado pela fiscalização e gestão.

Fluxo do Processo (Passo a Passo)

O fluxo desenhado no Bizagi estabelece a seguinte sequência lógica:

2. Fase I: Início e Planejamento

Início da Execução: O Gestor toma ciência formal do contrato.
Validação: O Gestor valida o plano inicial de fiscalização elaborado para o contrato.
Conhecimento Técnico: O Fiscal estuda o contrato e o plano de fiscalização para iniciar o acompanhamento.

2.1 Fase II: Execução e Monitoramento

Fiscalização Ativa: O Fiscal inicia o monitoramento das execuções, entregas e medições.
Tratativa de Ocorrências:
- Se uma ocorrência for encontrada, o Fiscal aciona a contratada formalmente.
- Se a ocorrência for solucionada, o processo segue para medição.
- Se não for solucionada, o Gestor é comunicado para analisar a necessidade de providência administrativa.
Decisão Administrativa: O Gestor define o tipo de providência (notificação, glosa, ajuste ou penalidade) e registra a decisão, comunicando as partes envolvidas.

2.2 Fase III: Atestação e Pagamento

Emissão de Ateste: Após a verificação das entregas, o Fiscal abre o processo de pagamento e emite o "Ateste de Execução".
Tramitação: O processo é enviado para validação do Gestor.
Controle de Qualidade: Caso o Gestor identifique falhas no ateste, ele devolve ao Fiscal para correção. Se aprovado, o processo segue para o NAF.
Liquidação: O NAF processa o pagamento de acordo com o apurado pelo Fiscal.

2.3 Fase IV: Encerramento

Acompanhamento Continuado: O contrato segue sendo monitorado durante todo o período de vigência.
Relatório Final: Ao término do contrato, emite-se o relatório final de execução para o encerramento formal do processo.

Licitação de Contrato Com Adesão.pdf

3. Considerações Finais

A observância rigorosa deste fluxo garante que a Prefeitura Municipal de Araucária receba exatamente o que foi contratado, evitando desperdícios e garantindo que os pagamentos sejam realizados apenas mediante a efetiva prestação do serviço ou entrega do bem.