Procedimento para manutenção em processos de Ofício/Ofício Externo/Ofício Circular/Memorando
Localizar o processo:
Problemas comuns em fluxos de ofício.
Situação 1- O usuário preenche errado algum campo do formulário inicial e o texto é gerado errado ou a solicitação de assinatura vai para a pessoa errada/ninguém.
Situação 2- O usuário solicita assinatura no anexo manualmente e o fluxo falha em gerar a assinatura automática.
Situação 3- O sistema gera o documento com formatação irregular, o usuário inclui em anexo o documento corrigido e o fluxo falha em identificar o anexo.
As soluções devem ser executadas pelo usuário que abriu o processo. As ações só ficam disponíveis com o processo recebido.
Situação 1:
1.1 Caso o processo esteja na etapa de análise, realizar o parecer Indeferido para enviar para retificação:
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Acesse o fluxo do processo
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Parecer indeferido para enviar para retificação
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Realizar as correções e encaminhar de volta para a análise
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Conferir se o anexo foi gerado corretamente e continuar com parecer Deferido para enviar para assinatura
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1.2 Caso o processo já esteja na etapa de assinatura, cancelar assinatura para seguir os passos da Situação 1.1:
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Verifique se está na etapa de assinatura
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Cancelar/Excluir a solicitação de assinatura em aberto (somente o usuário que gerou a solicitação consegue realizar esta ação)
Após este procedimento, o processo volta à etapa de análise como no item 1.1.
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Situação 2:
2.1 Caso o anexo a ser assinado seja o que é gerado automaticamente e o processo tenha sido assinado antes do fluxo gerar a solicitação de assinatura ou o usuário assinou diretamente no anexo invés de utilizar o atalho de solicitações de assinatura no ícone  , será necessário gerar novamente o documento para remover a assinatura digital. Execute as ações do item 1.2 e 1.1, após a retificação o documento será gerado novamente sem a assinatura.
2.2 Caso o anexo a ser assinado tenha sido editado externamente e incluído manualmente no processo, será necessário incluir novamente o documento. Execute as ações do item 1.2 e depois as ações do item 3.1 ajustando para que o documento novo sem assinatura esteja no padrão do fluxo.
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Situação 3:
3.1 Caso a solicitação de assinatura esteja com o documento incorreto ou sem documento, execute as ações do item 1.2 para retornar à etapa de análise e consulte os anexos. O documento à ser assinado deve estar com o nome obedecendo o padrão OFÍCIO_0000_0000.pdf (texto em caixa alta, com acento e underline separando os números. qualquer caractere diferente no início do nome do arquivo causará falha na solicitação de assinatura).
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Para adequar o nome do arquivo, é necessário acessar o menu do documento e Alterar:
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Ajuste somente o nome e confirme:
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| Certifique-se de que não há outro documento com o nome seguindo este mesmo padrão, caso houver renomeie inserindo algum caractere no início do nome do arquivo, exemplo: D_OFÍCIO_0000_0000.pdf |
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