...em desenvolvimento...

Procedimento para manutenção em processos de Ofício/Ofício Externo/Ofício Circular

Localizar o processo:

1.

2.

3.

Problemas comuns em fluxos de ofício.

Situação 1- O usuário preenche errado algum campo do formulário inicial e o texto é gerado errado ou a solicitação de assinatura vai para a pessoa errada/ninguém.

Situação 2- O usuário solicita assinatura no anexo manualmente e o fluxo falha em gerar a assinatura automática.

Situação 3- O sistema gera o documento com formatação irregular, o usuário inclui em anexo o documento corrigido e o fluxo falha em identificar o anexo.

Situação 1:

1.1 Caso o processo esteja na etapa de análise, realizar o parecer Indeferido para enviar para retificação:

Acesse o fluxo do processo

Parecer indeferido para enviar para retificação

Realizar as correções e encaminhar de volta para a análise

Conferir se o anexo foi gerado corretamente e continuar com parecer Deferido para enviar para assinatura

1.2 Caso o processo já esteja na etapa de assinatura, cancelar assinatura para seguir os passos da Situação 1.1:

Cancelar/Excluir a solicitação de assinatura em aberto(somente o usuário que gerou a solicitação consegue realizar esta ação)

Após este procedimento, o processo volta à etapa de análise no fluxo.

Situação 2:

2.1 Caso o anexo a ser assinado seja o que é gerado automaticamente e o processo tenha sido assinado antes do fluxo gerar a solicitação de assinatura ou o usuário assinou diretamente no anexo invés de utilizar o atalho de solicitações de assinatura no ícone , será necessário gerar novamente o documento para remover a assinatura digital. Execute as ações do item 1.2 e 1.1, após a retificação o documento será gerado novamente sem a assinatura.

 

2.2 Caso o anexo a ser assinado tenha sido editado externamente e incluído manualmente no processo, executeserá necessário incluir novamente o documento. Execute as ações do item 1.2 e depois as ações do item 3.1 ajustando para que o documento novo sem assinatura esteja no padrão do fluxo.

Situação 3:

3.1 Caso a solicitação de assinatura esteja com o documento incorreto ou sem documento, execute as ações do item 1.2 para retornar à etapa de análise e consulte os anexos. O documento à ser assinado deve estar com o nome obedecendo o padrão OFÍCIO_0000_0000.pdf (texto em caixa alta, com acento e underline separando os números. qualquer caractere diferente no início do nome do arquivo causará falha na solicitação de assinatura).

Para adequar o nome do arquivo, é necessário acessar o menu do documento e Alterar:

Ajuste somente o nome e confirme:

Certifique-se

de

que

não

verificarhá osoutro nomes dos anexos, deve estar em caixa alta,documento com acentoo enome underlineseguindo apóseste amesmo palavrapadrão, ofício,caso exemplo:houver OFÍCIO_0000_0000.pdf

renomeie

osinserindo demaisalgum anexoscaractere devem ter ono início do nome diferente, porque o fluxo busca por arquivos com nome iniciado com "OFÍCIO_", portanto deve ser solicitado que altere o início do nome dos arquivos que não devem ser considerados,arquivo, exemplo: D_OFÍCIO_0000_0000.pdf