Skip to main content

Cotas de impressão

Introdução:

Este guia foi elaborado para orientar você, servidor público, sobre como solicitar a liberação de cotas de impressão na prefeitura. As cotas de impressão são um sistema que limita o número de páginas que cada secretaria e cada usuário pode imprimir, ajudando a controlar os custos e o uso de papel. Este guia vai te ajudar a entender como funciona esse sistema e como solicitar a liberação de cotas quando necessário.

O que são Cotas de Impressão?

Imagine que cada secretaria e cada servidor da prefeitura tem um "crédito" para imprimir documentos. As cotas de impressão são como esses créditos. Elas limitam o número de páginas que cada secretaria e cada usuário podem imprimir por um determinado período (geralmente mensal ou anual). Esse sistema é importante para:

  • Controlar Custos: Reduzir o consumo excessivo de papel e toner, gerando economia para a prefeitura.
  • Promover o Uso Consciente: Incentivar os servidores a imprimir apenas o que é realmente necessário.
  • Gerenciar Recursos: Garantir que todas as secretarias e usuários tenham acesso aos recursos de impressão de forma equilibrada.

Quando Você Precisa Solicitar a Liberação de Cotas?

Você precisa solicitar a liberação de cotas de impressão quando:

  • Cotas da Secretaria Excedidas: No painel da impressora, aparece um alerta indicando que as cotas de impressão da sua secretaria foram excedidas (geralmente exibido com as mensagens "cotas de páginas excedeu" ou similar).
  • Cotas do Usuário Excedidas: No painel da impressora, aparece um alerta informando que o seu limite individual de impressão foi atingido (geralmente exibido com os dados de usuário, como "usuário x excedeu o limite").

Importante: Existem dois tipos de solicitação de liberação de cotas:

  1. Cotas da Secretaria: A solicitação é feita pelo responsável da secretaria ("cargo de chefia") quando o limite geral da secretaria é atingido.
  2. Cotas do Usuário: A solicitação é feita pelo próprio usuário quando o seu limite individual é atingido.

Vamos detalhar cada um desses processos a seguir.

1. Solicitação de Liberação de Cotas da Secretaria (Responsável)

Quando o painel da impressora exibir um alerta de que as cotas de impressão da sua secretaria foram excedidas (conforme as imagens abaixo), o responsável do departamento deve seguir os seguintes passos:

[INSERIR IMAGEM DO ALERTA DE COTAS EXCEDIDAS DA SECRETARIA]

Como Solicitar a Liberação de Cotas da Secretaria?

A solicitação é feita através do sistema GLPI. O GLPI é um sistema que nos ajuda a organizar e gerenciar as solicitações de suporte técnico. Siga os passos abaixo para fazer sua solicitação:

  • Passo 1: Acesse o Sistema GLPI

    O acesso ao GLPI é feito através do seu computador de trabalho com o usuário de rede já criado. Caso não tenha usuário ainda, você precisará solicitar via GLPI com outro usuário. Se você já possui usuário, acesse o GLPI por este link:

    [INSERIR LINK PARA O GLPI]

    Observação: Se você não conseguir acessar o link diretamente, peça ajuda ao setor de TI ou copie o link para a barra de endereços do seu navegador.

  • Passo 2: Crie um Novo Chamado

    Dentro do sistema GLPI, procure a opção "Criar Chamado" ou algo similar. Essa opção geralmente está na tela inicial ou no menu principal do GLPI.

  • Passo 3: Preencha as Informações Necessárias

    Ao clicar em "Criar Chamado", você verá um formulário com alguns campos para preencher. Preencha com atenção os seguintes campos (veja o exemplo abaixo):

[INSERIR IMAGEM DO EXEMPLO DE CHAMADO PARA LIBERAÇÃO DE COTAS DA SECRETARIA]

  • Categoria: Este campo nos ajuda a direcionar sua solicitação para a equipe técnica correta. Siga estes passos: 1. Posicione o cursor do mouse no campo "Categoria". 2. Clique no campo para exibir as opções. 3. Localize e selecione a categoria específica para solicitação de liberação de cotas (Ex: "Impressoras - Liberação de cotas").

  • Localização: É muito importante que você informe qual secretaria ou setor está solicitando a liberação das cotas. Exemplo: SMUR (Secretaria Municipal de Urbanismo).

  • Título: Aqui, você deve colocar um título curto e direto para a sua solicitação. Sugerimos: "Solicitação de Liberação de Cotas de Impressão da Secretaria".

  • Descrição: Este é o campo mais importante, onde você irá detalhar a sua solicitação. Seja o mais claro e específico possível. Inclua as seguintes informações:

  • Nome da Secretaria: Informe o nome da sua secretaria.

  • Justificativa: Explique o motivo pelo qual a secretaria precisa de mais cotas de impressão.

  • Quantidade Solicitada (Opcional): Se você souber quantas páginas extras você precisa, informe. Caso contrário, a equipe de TI irá avaliar o seu caso.

  • Número de Ramal ou WhatsApp: Informe um número de telefone para contato (ramal ou WhatsApp) para que a equipe técnica possa entrar em contato, caso necessário.

  • Passo 4: Envie a Solicitação

    Após preencher todos os campos, clique no botão "+ Enviar mensagem" ou um botão similar, que geralmente está localizado na parte inferior da página. Isso irá registrar sua solicitação no sistema GLPI e enviá-la para a equipe técnica.

  • Passo 5: Aguarde o Retorno da Equipe Técnica

    A equipe técnica irá analisar sua solicitação o mais breve possível e irá liberar as cotas de impressão da sua secretaria. Eles entrarão em contato com você através do GLPI para informar que a liberação foi feita. Fique atento às notificações e responda as mensagens para agilizar o processo.

2. Solicitação de Liberação de Cotas do Usuário (Individual)

Quando o painel da impressora exibir um alerta de que o seu limite individual de impressão foi atingido (conforme as imagens abaixo), o próprio usuário deve seguir os seguintes passos:

[INSERIR IMAGEM DO ALERTA DE COTAS EXCEDIDAS DO USUÁRIO]

Como Solicitar a Liberação de Cotas do Usuário?

A solicitação é feita através do sistema GLPI. Siga os passos abaixo para fazer sua solicitação:

  • Passo 1: Acesse o Sistema GLPI

    Acesse o GLPI por este link:

    [INSERIR LINK PARA O GLPI]

    Observação: Se você não conseguir acessar o link diretamente, peça ajuda ao setor de TI ou copie o link para a barra de endereços do seu navegador.

  • Passo 2: Crie um Novo Chamado

    Dentro do sistema GLPI, procure a opção "Criar Chamado" ou algo similar.

  • Passo 3: Preencha as Informações Necessárias

    Ao clicar em "Criar Chamado", você verá um formulário com alguns campos para preencher. Preencha com atenção os seguintes campos (veja o exemplo abaixo):

    [INSERIR IMAGEM DO EXEMPLO DE CHAMADO PARA LIBERAÇÃO DE COTAS DO USUÁRIO]

    • Categoria: Este campo nos ajuda a direcionar sua solicitação para a equipe técnica correta. Siga estes passos:

      1. Posicione o cursor do mouse no campo "Categoria".
      2. Clique no campo para exibir as opções.
      3. Localize e selecione a categoria específica para solicitação de liberação de cotas (Ex: "Impressoras - Liberação de cotas").
    • Localização: É muito importante que você informe qual secretaria ou setor você está lotado. Exemplo: SMUR (Secretaria Municipal de Urbanismo).

    • Título: Aqui, você deve colocar um título curto e direto para a sua solicitação. Sugerimos: "Solicitação de Liberação de Cotas de Impressão do Usuário".

    • Descrição: Este é o campo mais importante, onde você irá detalhar a sua solicitação. Seja o mais claro e específico possível. Inclua as seguintes informações:

      • Nome do Usuário: Informe o seu nome completo.
      • CPF do Usuário: Informe o seu CPF (somente números).
      • Justificativa: Explique o motivo pelo qual você precisa de mais cotas de impressão.
      • Quantidade Solicitada (Opcional): Se você souber quantas páginas extras você precisa, informe. Caso contrário, a equipe de TI irá avaliar o seu caso.
      • Número de Ramal ou WhatsApp: Informe um número de telefone para contato (ramal ou WhatsApp) para que a equipe técnica possa entrar em contato, caso necessário.
  • Passo 4: Envie a Solicitação

    Após preencher todos os campos, clique no botão "+ Enviar mensagem" ou um botão similar.

  • Passo 5: Aguarde o Retorno da Equipe Técnica

    A equipe técnica irá analisar sua solicitação o mais breve possível e irá liberar as suas cotas de impressão. Eles entrarão em contato com você através do GLPI para informar que a liberação foi feita. Fique atento às notificações e responda as mensagens para agilizar o processo.

Você pode acessar mais informações sobre o processo de solicitação de liberação de cotas de impressão neste link:

Dúvidas e Suporte:

Se você ainda tiver dúvidas ou precisar de ajuda adicional, entre em contato com a equipe de atendimento da SMCIT clicando no link abaixo:

Observações:

  • Responsabilidade: É importante que os usuários façam uso consciente das cotas de impressão. Imprimir apenas o necessário contribui para a economia de recursos e para um ambiente de trabalho mais sustentável.
  • Acompanhamento: Acompanhe o chamado no GLPI para verificar o status da sua solicitação.
  • Justificativa: Seja claro e objetivo ao informar a justificativa para a necessidade de liberação de cotas.

1. Cotas da secretaria

Quando no painel da impressora emitir alerta de "cotas de páginas excedeu...", conforme print abaixo:

image.png image.png

  1. Abrir chamado no GLPI pelo responsável ("cargo de chefia") seguindo os seguintes parâmetros, ver exemplos:

image.png

image.png

Atentar para os campos "obrigatórios", ver abaixo:

image.png

2. Cotas do usuário

1. Quando no painel da impressora informar os "dados abaixo", o próprio usuário pode abrir um chamado no GLPI solicitando liberação de cotas de impressão.

image.png

image.png

Atentar para os campos "obrigatórios", ver abaixo:

image.png