ANEXO III
CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
As práticas de conservação de documentos têm o objetivo de preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às informações.
Ambiente limpo: o acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento de fungos e bactérias que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partículas de poeira em habitat ideal para sua reprodução.
Não fumar nem consumir alimentos e bebidas na área de trabalho: os insetos são atraídos por matéria orgânica e se reproduzem onde encontram alimento.
A temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com índices de 20ºC de temperatura e 50% de umidade relativa do ar: altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos, pois aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de insetos e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias). COMO PRESERVAR
- Ao manusear os documentos recomenda-se o uso de luvas e máscara;
- Ao consultar livros ou documentos não realizar anotações ou usar clipes ou grampos para marcar informações;
- Recomenda-se sempre manusear os documentos sobre uma mesa e após o uso recolocá-lo corretamente no local de origem;
- Não dobrar os documentos, pois as marcas de dobras resultam em uma área frágil que rompe-se e rasga facilmente;
- Retirar qualquer grampo de metal, pois o contato a longo prazo enferruja e deteriora rapidamente o papel;
- Quando necessário, utilizar clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato. Porém quando for enviar para o arquivo central retirar qualquer post ou clip.
- Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Mas se for necessário furar, dobre a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador;
- Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderência rapidamente, resultando em uma mancha escura de difícil remoção.