Modelos da SMCIT para Licitações
- Guia Prático e Modelos: Fase Preparatória de Aquisições de Tecnologia da Informação na Prefeitura de Araucária
- Documento de Formalização de Demanda (DFD)
- Estudo Técnico Preliminar (ETP)
- Pesquisa de Preços (PP)
- Termo de Referência (TR)
Guia Prático e Modelos: Fase Preparatória de Aquisições de Tecnologia da Informação na Prefeitura de Araucária
Introdução: Rumo à Excelência nas Contratações Públicas
(Lei nº 14.133/2021 e Decreto Municipal nº 39.132/2023)
Bem-vindos ao guia prático e acervo de modelos da fase preparatória de processos licitatórios, elaborado pela Secretaria Municipal de Ciência, Tecnologia e Inovação (SMCIT) da Prefeitura de Araucária. Em consonância com o compromisso de promover a transparência, eficiência e o aprimoramento contínuo das contratações públicas, e em estrita aderência à Lei nº 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações e Contratos Administrativos) e ao Decreto Municipal nº 39.132/2023, a SMCIT tem o prazer de compartilhar sua expertise.
Este acervo de modelos é especialmente focado nas aquisições de Tecnologia da Informação (TI), área na qual a SMCIT acumula vasta experiência. Nosso objetivo é não apenas padronizar e otimizar as práticas internas, mas também servir como um modelo de referência e boa prática para todas as secretarias da prefeitura, contribuindo para a uniformização, celeridade e segurança jurídica nas contratações em toda a administração municipal, com um foco especial na eficiência dos projetos de tecnologia.
Para facilitar o acesso e a compreensão, apresentamos cada documento essencial da fase preparatória em tópico dedicado, com uma explicação detalhada sobre sua finalidade, importância e principais elementos, além do link para download do modelo.
Nota Importante: Adaptação e Responsabilidade
Embora estes modelos tenham sido desenvolvidos e aprimorados com base na expertise da SMCIT em contratações de TI, eles foram concebidos para serem adaptáveis. A estrutura e os comentários contidos nos modelos visam guiar o preenchimento e a reflexão sobre os requisitos legais e práticos.
É imprescindível que cada secretaria, ao utilizar estes modelos, proceda aos ajustes necessários para que o documento reflita fielmente o objeto, as especificidades e a legislação aplicável à sua própria contratação, seja ela de TI ou de outras naturezas. A responsabilidade pela adequação e correção das informações contidas nos documentos finais é de cada setor solicitante e sua equipe técnica.
Documento de Formalização de Demanda (DFD)
O DFD é o ponto de partida formal de qualquer processo de contratação. Ele oficializa a necessidade de adquirir um bem ou serviço, servindo como a "certidão de nascimento" da demanda.
O que é e para que serve?
É o documento que registra a necessidade ou o problema que a contratação pretende resolver, justificando por que a administração pública precisa realizar aquela aquisição ou serviço. Ele deve ser elaborado pela área solicitante antes de qualquer outra etapa do planejamento.
Por que é importante?
- Fundamento: Serve como o fundamento para todas as etapas subsequentes do planejamento da contratação.
- Planejamento Estratégico: Garante que a contratação esteja alinhada aos objetivos estratégicos da secretaria e do município.
- Evita Contratações Desnecessárias: Força a reflexão sobre a real necessidade e os benefícios esperados, evitando dispêndios públicos sem justificativa robusta.
- Transparência: Detalha a razão pela qual o recurso público será utilizado.
Principais elementos do DFD:
- Identificação clara da necessidade/problema.
- Justificativa da necessidade da contratação.
- Objetivos a serem alcançados com a contratação.
- Benefícios esperados para a administração e para o cidadão.
- Estimativa da data em que a demanda deve ser atendida (para fins de planejamento).
- Indicação dos riscos da não contratação.
Download do Modelo:
Estudo Técnico Preliminar (ETP)
Após a formalização da demanda, o ETP é o documento que aprofunda a análise da solução, avaliando a viabilidade técnica e econômica da contratação.
O que é e para que serve?
O ETP consiste na análise das possíveis soluções para a necessidade identificada no DFD. Ele busca identificar a solução mais adequada para atender à demanda, considerando aspectos técnicos, ambientais, financeiros e de riscos, e comparando-a com outras alternativas ou com a ausência de contratação.
Por que é importante?
- Viabilidade: Garante que a solução proposta seja técnica e economicamente viável.
- Melhor Custo-Benefício: Ajuda a selecionar a opção que oferece o melhor resultado para a administração pública.
- Antecipação de Riscos: Identifica e mitiga potenciais problemas e riscos associados à contratação.
- Transparência e Justificativa: Fornece um embasamento técnico sólido para a escolha da solução, evitando decisões arbitrárias.
- Conformidade Legal: É uma exigência fundamental da Lei nº 14.133/2021 para a maioria das contratações.
Principais elementos do ETP:
- Descrição da necessidade da contratação (com base no DFD).
- Levantamento de soluções existentes no mercado (incluindo contratação parcial ou nenhuma contratação).
- Análise comparativa das soluções, considerando prós e contras.
- Justificativa da solução escolhida e os requisitos para sua contratação.
- Estimativa das quantidades a serem contratadas.
- Estimativa de custos e cronograma.
- Análise de riscos e medidas para mitigá-los.
- Considerações sobre alinhamento com planos de TI (se aplicável).
Download do Modelo:
Pesquisa de Preços (PP)
A Pesquisa de Preços é a etapa essencial para garantir que a administração pública pague um valor justo e de mercado pela contratação.
O que é e para que serve?
A Pesquisa de Preços é o processo de levantamento e análise de valores praticados no mercado para o objeto da contratação. Seu objetivo é determinar o preço de referência (ou preço estimado) que servirá de base para a licitação, assegurando que os valores propostos pelos licitantes sejam compatíveis com a realidade do mercado.
Por que é importante?
- Combate à Corrupção: Previne o sobrepreço e o superfaturamento, protegendo o erário público.
- Transparência: Demonstra que a administração está buscando as melhores condições de preço.
- Competitividade: Ajuda a definir um preço máximo aceitável, incentivando a competição entre os fornecedores.
- Conformidade Legal: É um requisito mandatório da Lei nº 14.133/2021, que estabelece metodologias e fontes de pesquisa.
Principais elementos da Pesquisa de Preços:
- Metodologia utilizada (painel de preços, contratações similares, preços públicos, propostas de fornecedores, pesquisa em sites especializados, etc.).
- Fontes consultadas (com a devida identificação e print screens, se aplicável).
- Dados coletados e a justificativa para a escolha dos valores.
- Memória de cálculo que resulte no preço estimado da contratação.
- Data da pesquisa.
- Ata de registro de preços, se aplicável.
Download do Modelo:
Termo de Referência (TR)
O Termo de Referência é o documento que consolida e detalha todas as informações da contratação, servindo como base para o edital da licitação e o futuro contrato.
O que é e para que serve?
O TR é o instrumento que define de forma clara e precisa o objeto da contratação, suas especificações técnicas, os requisitos de qualificação do fornecedor, as obrigações das partes, os prazos, as condições de entrega e recebimento, e todos os demais elementos necessários para que o licitante possa apresentar sua proposta e, posteriormente, executar o contrato.
Por que é importante?
- Clareza e Precisão: Fornece todas as informações necessárias para que os potenciais licitantes entendam o que está sendo contratado.
- Segurança Jurídica: Minimiza ambiguidades e interpretações divergentes, tanto na fase de licitação quanto na execução do contrato.
- Eficiência na Execução: Um TR bem elaborado evita aditivos desnecessários, retrabalhos e problemas durante a execução contratual.
- Base Contratual: É a espinha dorsal do futuro contrato, garantindo que o que foi planejado seja efetivamente entregue.
- Conformidade Legal: É um dos documentos mais importantes e detalhados exigidos pela Lei nº 14.133/2021.
Principais elementos do Termo de Referência:
- Objeto da contratação (descrição detalhada do bem ou serviço).
- Justificativa e objetivos (revisados do DFD e ETP).
- Requisitos técnicos, funcionais e não funcionais (detalhados do ETP).
- Especificações de desempenho e qualidade.
- Metodologia de execução (se for serviço).
- Prazo de entrega/execução.
- Condições de recebimento e aceitação do objeto.
- Obrigações da Contratante e da Contratada.
- Critérios de avaliação das propostas.
- Estimativa do valor da contratação (baseado na Pesquisa de Preços).
- Regime de execução (se for obra/serviço).
- Sanções administrativas em caso de descumprimento.
- Critérios de medição e pagamento (se for serviço contínuo).