Processo Digital

Abertura de Processos

Introdução:

Este guia foi criado para orientar você, servidor público, no processo de abertura de processos administrativos digitais utilizando o sistema IPM - Atende.net. Os processos digitais são uma forma moderna e eficiente de gerenciar as solicitações e trâmites dentro da prefeitura. Este guia irá te ajudar a entender o que são processos digitais, como o sistema Atende.net funciona e como você pode abrir um novo processo de forma correta.

O que são Processos Digitais?

Em vez de usar papel, os processos digitais são totalmente gerenciados por meio de um sistema de computador. Eles incluem todas as etapas de um processo administrativo, desde o seu início até a sua conclusão, como:

Como Abrir um Novo Processo no IPM - Atende.net?

Para iniciar um novo processo, siga os passos abaixo:

Passo 1: Acesse o Sistema IPM - Atende.net

Acesse o sistema através do seguinte link:

https://araucaria.atende.net

Observação: Se você não conseguir acessar o link diretamente, peça ajuda ao setor de TI ou copie o link para a barra de endereços do seu navegador.

Passo 2: Inicie a Abertura do Processo

  1. Após fazer o login, procure o menu "Processos" e clique em "Incluir".
  2. Você também pode utilizar um atalho de acesso rápido, se disponível (verifique com o seu setor).

Passo 3: Preencha as Etapas de Abertura do Processo

A tela de abertura de um novo processo é dividida em 4 etapas principais:

  1. Abertura (Dados Gerais):
  2. Requerentes (Solicitante):
  3. Documentos (Anexos):
  4. Trâmites (Movimentações):

Vamos detalhar cada uma dessas etapas:

Etapa 1: Abertura (Dados Gerais)

Nessa etapa, você irá fornecer as informações básicas do processo.

Etapa 2: Requerentes (Solicitante)

Nessa etapa, você irá informar os dados do solicitante do processo.

Etapa 3: Documentos (Anexos)

Nessa etapa, você irá anexar os documentos necessários para o processo.

Etapa 4: Trâmites (Movimentações)

Nessa etapa, você irá definir o primeiro destino do processo após a sua abertura.

Passo 4: Conclua a Abertura do Processo

Após preencher todas as etapas, clique no botão "Salvar" ou "Concluir". O número e ano do processo serão gerados automaticamente.

Observações Importantes:
Dúvidas e Suporte:

Se você tiver dúvidas ou precisar de ajuda adicional, entre em contato com a SMCIT via WhatsApp clicando no telefone que aparece no rodapé desta página.

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PROCESSO DIGITAL - TREINAMENTO COMPLETO

Treinamento sobre o Sistema de Processos Digitais da Prefeitura de Araucária

A Prefeitura de Araucária realizou um treinamento para capacitar os servidores no uso do sistema de processos digitais. O objetivo principal é proporcionar maior agilidade e eficiência na tramitação de documentos, reduzindo custos e aumentando a transparência administrativa. Acompanhe o vídeo para aprender sobre a tramitação online, consulta em tempo real, registro histórico dos processos e muito mais

Benefícios do Sistema Digital

A transição para o formato digital proporciona vantagens significativas, como a eliminação do uso excessivo de papel e a modernização dos procedimentos administrativos. O treinamento abrange aspectos essenciais para o uso adequado do sistema, garantindo que os servidores estejam aptos a navegar e utilizar suas funcionalidades de maneira eficiente.

Funcionamento e Estrutura do Sistema

O sistema de tramitação de processos conta com uma hierarquia organizada e configurações de acesso conforme os centros de custo e departamentos. Ele inclui diversos módulos, como contabilidade e recursos humanos, facilitando a gestão administrativa.

Os processos são classificados por assuntos e subassuntos, garantindo uma tramitação eficiente. Para a abertura de um processo, é fundamental incluir informações detalhadas, como o requerente e documentos anexos, assegurando que o procedimento ocorra de forma correta.

Criação e Tramitação de Ofícios

Durante o treinamento, foram apresentados os procedimentos para a criação e tramitação de ofícios, incluindo a indicação de destinatários e assinantes. Após a abertura do processo, a confirmação dos dados e a geração de um número de referência são passos essenciais para o acompanhamento adequado.

Filtros e Pesquisa de Documentos

O sistema conta com filtros que permitem a consulta de processos por subassunto e requerente. Essa funcionalidade é essencial para agilizar a busca de informações específicas. Além disso, a tramitação de ofícios segue normativas do Código de Processo Civil, garantindo segurança jurídica.

A edição de documentos é permitida antes da assinatura. Após assinados, os documentos são convertidos em PDF, assegurando a integridade das informações.

Assinatura Digital e Acompanhamento de Pendências

O treinamento abordou a assinatura digital de documentos e a importância do acompanhamento de notificações e pendências no sistema. As assinaturas podem ser avançadas ou qualificadas, dependendo da necessidade de validação externa.

Para assinar um documento, o usuário deve possuir um certificado digital que comprove sua identidade, garantindo a validade legal da assinatura.

Gerenciamento de Processos e Informações Sigilosas

O sistema permite o monitoramento e acompanhamento da movimentação de processos, incluindo aqueles sigilosos. A consulta a processos restritos é limitada, mas é possível verificar o departamento responsável para garantir a privacidade das informações.

Os usuários também podem personalizar consultas para facilitar o acesso a informações relevantes, e a finalização e arquivamento de processos é um passo essencial para a organização documental.

Apensamento de Processos

O apensamento é um recurso que permite a tramitação conjunta de processos relacionados, facilitando a análise e gestão dos casos. Entretanto, processos que possuem fluxo automatizado não podem ser apensados para evitar conflitos na tramitação.

Os processos apensados compartilham pareceres, garantindo que todas as partes envolvidas tenham acesso às decisões tomadas.

Utilização do GLPI e Recursos de Apoio

Para dúvidas e solicitações relacionadas ao processo digital, os servidores podem utilizar o sistema GLPI, facilitando a interação com a equipe de suporte.

O portal do cidadão também disponibiliza materiais de apoio sobre o sistema, cobrindo desde o cadastro até a tramitação de processos digitais.

Restrições e Integridade dos Processos Administrativos

As alterações em processos administrativos são restritas para garantir a legalidade dos trâmites. Apenas algumas modificações, como a alteração do requerente, são permitidas para garantir a continuidade do acompanhamento do processo.

Todas as modificações realizadas no sistema são registradas para manter a transparência e rastreabilidade das ações administrativas. Sanções podem ser aplicadas caso ocorram alterações indevidas.

Considerações Finais

O treinamento sobre o sistema de processos digitais é essencial para garantir uma gestão pública mais eficiente, transparente e segura. A capacitação dos servidores no uso correto das ferramentas é um passo fundamental para a modernização administrativa e a melhoria da prestação de serviços à população.

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Renomear arquivos e Inserir marca d'água "INVÁLIDO" em Processos Digitais

Este tutorial tem como objetivo orientar sobre como RENOMEAR arquivos e inserir a marca d'água "INVÁLIDO" em anexos de processos digitais, como alternativa à exclusão, que não é permitida devido à sequência processual.

Parte 1: Renomear arquivos

  1. Acesse o gerenciamento de anexos: No sistema do processo digital, localize e acesse a área de gerenciamento de anexos do processo em questão.

  2. Abra o menu de opções:

    • Clique com o botão direito sobre o arquivo que deseja renomear.
    • Ou clique nos três pontos que representam um menu de opções.image.png

  3. Selecione "alterar": No menu que se abrir, procure e clique na opção "ALTERAR"image.png

  4. Modifique o nome:

    • Na aba "Dados Básicos >> Geral", localize o campo de nome do arquivo.
    • Substitua o nome atual por um novo nome que inclua o termo "DESCONSIDERAR" (ex: "documento_DESCONSIDERAR.pdf").image.png

  5. Confirme a alteração: Clique no botão "CONFIRMAR" para salvar a alteração do nome do arquivo.

 

Parte 2: Inserir marca d'água "INVÁLIDO"

  1. Acesse o gerenciamento de anexos: No sistema do processo digital, localize e acesse a área de gerenciamento de anexos do processo em questão.

  2. Abra o menu de opções: 

    • Clique com o botão direito sobre o arquivo que deseja renomear.
    • Ou clique nos três pontos que representam um menu de opçõesimage.png

  3. Selecione "manipular PDF": No menu que se abrir, procure e clique na opção "MANIPULAR PDF"image.png

  4. Acesse a aba "Marcadores": Na tela de manipulação de PDF, localize e clique na aba "Marcadores".

  5. Preencha o campo "Marca D'Água": No campo destinado à marca d'água, digite "INVÁLIDO" (ou a mensagem que desejar).image.png

  6. Confirme a inserção da marca d'água: Clique no botão "CONFIRMAR" para inserir a marca d'água no documento.

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Gerar PDF de um Processo Digital completo

O que é?

Este tutorial ensina como gerar um PDF completo de um processo.

Como fazer?

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  1. Na opção "Anexos", selecione "Todos"
  2. No campo "Nome do PDF Completo", digite o número/ano do processo ou outro nome fácil de identificar.
  3. Marque todas as opções ("Disponível no Portal", "Adicionar Numeração", "Gerar Capa")
  4. Clique em "Confirmar"

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Seguindo esses passos, você terá um PDF completo do processo.

Compartilhar anexo de um processo digital para outro

O que é

Este tutorial ensina como puxar um anexo de um processo para outro, garantindo que ele esteja presente em ambos os processos.

Como fazer?

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Seguindo esses passos, você conseguirá compartilhar anexos entre processos.

Configurar Consulta no Atende.net

No Atende.Net ao acessar uma das telas de consulta é possível realizar a configuração de uma consulta.

Para que seja possível realizar a criação da personalização de suas preferências de consulta é necessário:

1 - Acessar uma tela de consulta.

2 - Clicar no ícone de engrenagem no rodapé da tela em Configurar Consulta.

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3 -  Na tela de configuração de consulta você pode alterar uma consulta existente na opção "Preferências" ou clicar em "Novo" caso deseje criar uma nova consulta.

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4 - Caso a sua opção marcada seja criar uma consulta personalizada "Nova", será obrigatório dar um nome a sua consulta.

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Ainda durante a criação na aba "Geral" você irá se deparar com algumas opções de ações que você pode escolher deixar ativas ou não na sua consulta personalizada são elas:

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Ainda na tela de configurações da consulta a aba Filtros, que estará disponível somente nos casos em que o campo "Filtros" disposto na aba "Geral" for selecionado, será possível definir os filtros que serão exibidos/preenchidos automaticamente na tela de consulta.

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Na aba filtro temos as opções de:

Ainda na criação de configuração da consulta na aba Colunas estão dispostas as colunas referentes à consulta selecionada, e através dela será possível definir quais colunas serão disponibilizadas na tela de consulta. Também é possível realizar a pesquisa de colunas através do campo "Pesquisa".

Selecione as colunas que deseja fixar na sua consulta personalizada.

Para auxiliar na seleção das colunas, estão dispostas na tela as seguintes ações:

-  Todos: seleciona tudo o que está disposto na tela.

-  Nenhum: remove todas as seleções existentes.

-  Inverte: inverte as seleções, ou seja, seleciona o que não estava selecionado e remove a seleção do que estava selecionado.

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5 - Após a conclusão de todas as configurações da consulta é necessário que seja clicado o botão "Salvar" para que a preferência seja incluída/alterada.

6 - Com a sua consulta personalizada criada você pode utilizá-la toda vez que achar necessário e também alternar com outros tipos de consultas já existentes no sistema basta selecioná-la conforme imagem abaixo.

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Procedimento para manutenção em processos de Ofício/Ofício Externo/Ofício Circular/Memorando

Localizar o processo:

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Problemas comuns em fluxos de ofício.

Situação 1- O usuário preenche errado algum campo do formulário inicial e o texto é gerado errado ou a solicitação de assinatura vai para a pessoa errada/ninguém.

Situação 2- O usuário solicita assinatura no anexo manualmente e o fluxo falha em gerar a assinatura automática.

Situação 3- O sistema gera o documento com formatação irregular, o usuário inclui em anexo o documento corrigido e o fluxo falha em identificar o anexo.

As soluções devem ser executadas pelo usuário que abriu o processo. As ações só ficam disponíveis com o processo recebido.

Situação 1:

1.1 Caso o processo esteja na etapa de análise, realizar o parecer Indeferido para enviar para retificação:

Acesse o fluxo do processo

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Parecer indeferido para enviar para retificação

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Realizar as correções e encaminhar de volta para a análise

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Conferir se o anexo foi gerado corretamente e continuar com parecer Deferido para enviar para assinatura

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1.2 Caso o processo já esteja na etapa de assinatura, cancelar assinatura para seguir os passos da Situação 1.1:

Verifique se está na etapa de assinatura

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Cancelar/Excluir a solicitação de assinatura em aberto (somente o usuário que gerou a solicitação consegue realizar esta ação)

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Após este procedimento, o processo volta à etapa de análise como no item 1.1.

 

Situação 2:

2.1 Caso o anexo a ser assinado seja o que é gerado automaticamente e o processo tenha sido assinado antes do fluxo gerar a solicitação de assinatura ou o usuário assinou diretamente no anexo invés de utilizar o atalho de solicitações de assinatura no ícone image.png, será necessário gerar novamente o documento para remover a assinatura digital. Execute as ações do item 1.2 e 1.1, após a retificação o documento será gerado novamente sem a assinatura.

2.2 Caso o anexo a ser assinado tenha sido editado externamente e incluído manualmente no processo, será necessário incluir novamente o documento. Execute as ações do item 1.2 e depois as ações do item 3.1 ajustando para que o documento novo sem assinatura esteja no padrão do fluxo.

Situação 3:

3.1 Caso a solicitação de assinatura esteja com o documento incorreto ou sem documento, execute as ações do item 1.2 para retornar à etapa de análise e consulte os anexos. O documento à ser assinado deve estar com o nome obedecendo o padrão OFÍCIO_0000_0000.pdf (texto em caixa alta, com acento e underline separando os números. qualquer caractere diferente no início do nome do arquivo causará falha na solicitação de assinatura).

Para adequar o nome do arquivo, é necessário acessar o menu do documento e Alterar:

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Ajuste somente o nome e confirme:

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Certifique-se de que não há outro documento com o nome seguindo este mesmo padrão, caso houver renomeie inserindo algum caractere no início do nome do arquivo, exemplo: D_OFÍCIO_0000_0000.pdf

Como consultar as visualizações de processos e documentos no sistema

Neste tutorial, vamos te mostrar como verificar quem visualizou um processo ou um documento anexado. Esse recurso é útil para auditoria e acompanhamento do fluxo de trabalho.

1 – Localize o processo

  1. Acesse o sistema e vá até a Consulta de Processos.

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  2. Use os filtros disponíveis (número, requerente, assunto etc.) para localizar o processo desejado.

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  3. Clique sobre ele para selecionar e clique em Visualizar para as informações detalhadas.

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IMPORTANTE: Essa consulta não localiza processos "Sigilosos".

2 – Verifique quem visualizou as movimentações

  1. Com o processo aberto, você poderá ver as movimentações.

  2. Todas as movimentações (despachos, encaminhamentos, etc.) terão um ícone de olhinho 👁️.

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  3. Clique nesse ícone para ver quem visualizou aquele trâmite e em que data e horário.

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3 – Verifique quem visualizou os documentos anexos

  1. Na visualização do processo, clique no ícone de clipe 📎 para abrir os anexos.

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  2. Localize o documento que deseja auditar.

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  3. Clique com o botão direito do mouse sobre o anexo (ou utilize o menu de ações), e escolha a opção "Visualizar".

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  4. Uma nova janela será aberta com os metadados do documento.

4 – Consulte a aba "Atividades"

  1. Ao selecionar o documento você já pode ver uma timeline das atividades.

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  2. Na janela de metadados do documento, vá até a aba Atividades.

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  3. Aqui você verá todas as ações feitas com aquele documento: quem visualizou, assinou, baixou etc.

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  4. Use os filtros para selecionar apenas o tipo de atividade que deseja acompanhar (ex: "Visualização").

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5 – Gere um relatório

Readequação no Processo - Solicitação, Efetuação e Cancelamento

Introdução:

Este guia foi criado para orientar o usuário no processo de solicitação de readequações.

Criação da Solicitação de Readequação

  1. Dentro da tela "Gerenciamento de Processo Digital", pesquise e selecione o processo qual você ira solicitar a readequação.

  2. Clique na opção de Readequação > Solicitação.
     

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  3. Isso irá abrir a seguinte tela, com os campos que devem ser preenchidos.

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  4. Caso você queira adicionar arquivos para a pessoa visualizar na readequação, você deve clicar na opção com o ícone de "clipe" e adicionar o arquivo.

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  5. Caso você queira solicitar arquivos na readequação, você deve clicar na opção com o ícone de documento. Dentro da tela você podera adicionar ou remover vários documentos utilizando os icones de "+" ou "-". O campo "Documento *" é o tipo de documento solicitado, e "Observação *" é a observação que você pode deixar para o usuário que for anexar o arquivo solicitado. 

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Efetuando a Readequação do Processo

  1. Para abrir a tela de readequação basta pesquisar o processo, clicar em Readequação > Readequar, semelhante ao passo 1 na "Criação da Solicitação de Readequação".

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  2. Isso abrirá a seguinte tela:

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  3. Se na hora da criação da readequação o usuário adicionar algum anexo como explicado no passo 4 na "Criação da Solicitação de Readequação", irá aparecer a tela de anexos, com a possibilidade do download dos mesmos. Caso não exista nenhum anexo, a tela não existira.

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  4. A tela de Informações Faltantes é onde o usuário que solicitou a readequação descreve o que está faltando ou errado, e o usuário que efetuara a readequação deve responder. 


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  5.  

    Se na hora da criação da readequação for solicitado algum documento, assim como explicado no passo 5 da "Criação da Solicitação de Readequação", irá aparecer para o usuario que esta efetuando a readequação a tela "Documentos", que é onde ele pode anexar os documentos solicitados arrastando os arquivos ou navegando pelas pastas.

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Cancelamento

  1. Para abrir a tela de cancelamento basta pesquisar o processo, clicar em Readequação > Cancelamento, semelhante ao passo 1 na "Criação da Solicitação de Readequação".

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  2. Isso abrirá a tela "Cancelar Readequação", onde você pode descrever o motivo na observação e cancelar a readequação.


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Dúvidas e Suporte:

Se você tiver dúvidas ou precisar de ajuda adicional, entre em contato com a SMCIT via WhatsApp clicando no telefone que aparece no rodapé desta página.

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Apensamento de processos

Introdução:

Este guia foi criado para orientar os servidores da prefeitura de araucária a como apensar processos corretamente.

Passo 1:

Para que os processos possam ser apensados de maneira correta existem alguns requisitos que devem ser cumpridos na hora do apensamento.

  1. Todos os processos precisam estar com a situação "em análise"
  2. Todos os processos precisam estar recebidos pela mesma pessoa
  3. Todos os processos precisam estar no mesmo centro de custo
  4. O ano dos centros de custo deve ser o mesmo

Somente assim será possível fazer o apensamento, caso contrario você não conseguirá encontrar o processo ou terá erros.

Passo 2:

Agora você deve pesquisar pelo processo que será o "pai", no caso os outros processos serão apensos a eles. Ao clicar em "movimento" você verá a opção "apensar", que abre a tela de apensamento.

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Passo 3:

Na tela de apensamento, você pode pesquisar pelos processos, basta digitar o numero e o ano do precesso. Normalmente ao digitar e ir para a proxima linha, o sistema pesquisa pelo processo sozinho. Porém em alguns casos o sistema acaba não funcionando direito, sendo necessário que você clique no texto do número do processo, e aperte a tecla "TAB" do teclado, para que assim ele pesquise de verdade.

Após adicionar e pesquisar todos os processos, basta confirmar para fazer o apensamento.

Caso você enfrente erros ao procurar pelo processo na tela "Apensar Processo", muito provavelmente esse erro é causado por conta que o processo não está nos requisitos citado no Passo 1.

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Consultar apensamentos:

Para consultar pelo histórico dos processos apensados, ao selecionar um processo você deve clicar na opção da imagem

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isso abrirá esta tela mostrando todos os processos apensados. 

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Normalmente a coluna "Desapensamento" vem vazia, mas caso ela esteja preenchida, quer dizer que o processo foi desapensado, ficando apenas o registro no historico que ele já foi apensado mas foi removido.

Impressão de Processo Completo

Este procedimento descreve como gerar um PDF contendo todos os documentos e anexos de um processo no sistema.

1. Acessar a opção de impressão do processo

ImprimirCompleto.png

Conforme demonstrado na Imagem 1, localize o processo desejado na listagem.
Clique com o botão direito do mouse sobre o processo e selecione a opção “Imprimir Processo Completo”.

2. Configurar a geração do PDF

SelecionarTodos.png

Na tela Gerar PDF Completo, conforme mostrado na Imagem 2:

Após preencher as informações, clique em Próximo.

3. Conferir os arquivos que serão incluídos no PDF

VisualizarArquivos.png

Na próxima tela, apresentada na Imagem 3, será exibida a lista de arquivos que serão incluídos no PDF.
Nesta etapa é possível visualizar todos os documentos do processo que serão gerados no arquivo final.
Após conferir as informações, clique em Confirmar para iniciar a geração do PDF.

 

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