Processo Digital

• Abertura de Processos
• PROCESSO DIGITAL - TREINAMENTO COMPLETO
• Renomear arquivos e Inserir marca d'água "INVÁLIDO" em Processos Digitais
• Gerar PDF de um Processo Digital completo
• Compartilhar anexo de um processo digital para outro

Abertura de Processos

Introdução:

Este guia foi criado para orientar você, servidor público, no processo de abertura de processos administrativos digitais utilizando o sistema IPM - Atende.net. Os processos digitais são uma forma moderna e eficiente de gerenciar as solicitações e trâmites dentro da prefeitura. Este guia irá te ajudar a entender o que são processos digitais, como o sistema Atende.net funciona e como você pode abrir um novo processo de forma correta.

O que são Processos Digitais?

Em vez de usar papel, os processos digitais são totalmente gerenciados por meio de um sistema de computador. Eles incluem todas as etapas de um processo administrativo, desde o seu início até a sua conclusão, como:

• Solicitação: Abertura de um novo processo com informações detalhadas.
• Análise: Revisão e avaliação do processo pelos setores responsáveis.
• Tramitação: Movimentação do processo entre diferentes setores.
• Decisão: Tomada de decisão sobre a solicitação.
• Conclusão: Finalização do processo.

Como Abrir um Novo Processo no IPM - Atende.net?

Para iniciar um novo processo, siga os passos abaixo:

Passo 1: Acesse o Sistema IPM - Atende.net

Acesse o sistema através do seguinte link:

https://araucaria.atende.net

Observação: Se você não conseguir acessar o link diretamente, peça ajuda ao setor de TI ou copie o link para a barra de endereços do seu navegador.

Passo 2: Inicie a Abertura do Processo

1. Após fazer o login, procure o menu "Processos" e clique em "Incluir".
2. Você também pode utilizar um atalho de acesso rápido, se disponível (verifique com o seu setor).

Passo 3: Preencha as Etapas de Abertura do Processo

A tela de abertura de um novo processo é dividida em 4 etapas principais:

1. Abertura (Dados Gerais):
2. Requerentes (Solicitante):
3. Documentos (Anexos):
4. Trâmites (Movimentações):

Vamos detalhar cada uma dessas etapas:

Etapa 1: Abertura (Dados Gerais)

Nessa etapa, você irá fornecer as informações básicas do processo.

• Requerente Anônimo:

  • Se o solicitante do processo for anônimo, marque essa opção.
  • Ao marcar essa opção, a etapa "Requerentes" será desabilitada.
  • Nesse caso, o sistema permitirá que você inclua dados de contato (telefone, email e observação).

• Processo Sigiloso:

  • Se o processo tiver informações sigilosas, marque essa opção.
  • Ao marcar essa opção, você deverá definir o tipo de sigilo (restrito a um usuário ou centro de custo).
  • Importante: Processos sigilosos não podem ter o tipo de sigilo alterado posteriormente.
  • Definição:
    • Informações sigilosas: São aquelas que, se divulgadas, podem colocar em risco a segurança da sociedade ou do Estado.
    • Informações pessoais: São aquelas relacionadas a uma pessoa natural identificada ou identificável.
    • A proteção de informações sigilosas e pessoais está prevista na Lei 12.527/2012 e na Constituição Federal.

• Número/Ano:

  • Esse campo será preenchido automaticamente após a conclusão da abertura do processo.
  • O número/ano é essencial para pesquisar o processo sempre que necessário.

• Assunto:

  • O assunto define o tipo principal da solicitação.
  • Selecione o assunto que melhor se encaixa no processo que você está abrindo.
  • Para pesquisar ou visualizar todos os assuntos cadastrados, acesse o menu: "Consultas → Assuntos X Subassuntos".

• Subassunto:

  • O subassunto complementa o assunto, tornando a classificação do processo mais específica.
  • Selecione o subassunto que melhor se encaixa no processo que você está abrindo.
  • Assim como o assunto, você pode acessar o menu "Consultas → Assuntos X Subassuntos" para pesquisar e visualizar todos os subassuntos cadastrados.

• Previsão:

  • O sistema preenche automaticamente a previsão de 15 dias corridos, mas você pode alterar esse prazo se necessário.

• Finalidade:

  • Selecione a finalidade do processo: "Atendimento ao público" ou "Processo interno".

• Descrição da Solicitação:

  • Descreva a solicitação de forma clara, completa e objetiva.
  • Os campos em vermelho são de preenchimento obrigatório.
  • Importante: As informações preenchidas na descrição são usadas para entender o processo e localizá-lo através de filtros de pesquisa. Portanto, preencha as informações com atenção.

Etapa 2: Requerentes (Solicitante)

Nessa etapa, você irá informar os dados do solicitante do processo.

• Requerente:

  • Utilize o campo de pesquisa para selecionar o requerente do processo.
  • O requerente é a pessoa física ou jurídica que está solicitando o processo.
  • Importante: O requerente deve estar previamente cadastrado no sistema.
  • Se precisar incluir um novo requerente, abra um chamado no GLPI.

• Responsável:

  • O responsável é a pessoa que representa o requerente no processo.

• Referências ao Requerente:

  • Esta seção contém informações adicionais sobre o requerente, como processos relacionados.

• Endereço:

  • Ao selecionar o requerente, o campo de endereço será preenchido automaticamente com os dados do cadastro.

• Requerentes Adicionais:

  • Se for necessário, você pode incluir outros requerentes adicionais no processo.
  • Os requerentes adicionais serão notificados durante a tramitação.

• Contato:

  • Nessa aba, você irá encontrar os dados de contato do requerente selecionado (telefone, email, etc).

Etapa 3: Documentos (Anexos)

Nessa etapa, você irá anexar os documentos necessários para o processo.

• Documentos Obrigatórios:

  • Se o assunto e o subassunto do processo tiverem documentos obrigatórios vinculados, eles aparecerão nessa seção e deverão ser anexados.

• Documentos Opcionais:

  • Você pode anexar documentos adicionais que sejam relevantes para o processo.

• Outros Anexos:

  • Você pode incluir anexos adicionais em formato de arquivo, respeitando o tamanho máximo de 16 MB por arquivo.

Etapa 4: Trâmites (Movimentações)

Nessa etapa, você irá definir o primeiro destino do processo após a sua abertura.

• Centro de Custo de Abertura:

  • O centro de custo de abertura é o centro de custo vinculado ao seu usuário.
  • Se você estiver vinculado a mais de um centro de custo, poderá selecionar o centro correto.

• Tramitar Processo:

  • Caso essa opção seja desmarcada, o processo será aberto e permanecerá no centro de custo de abertura, permitindo a inclusão de um despacho diferente antes de ser tramitado.

• Tramitar Para:

  • Você pode tramitar o processo diretamente para um usuário ou para um centro de custo específico.
  • Utilize o campo de pesquisa para encontrar o usuário ou centro de custo desejado.

• Impressão:

  • Você pode selecionar os itens que o sistema deve gerar para impressão:
    • Comprovante de abertura
    • Etiqueta
    • Guia de encaminhamento

• Taxas:

  • Se houver uma receita/subreceita vinculada ao assunto e subassunto do processo, você poderá marcar essa opção para gerar as taxas correspondentes.

• Assinar Digitalmente:

  • Se você desejar assinar digitalmente o processo utilizando o seu certificado digital, marque essa opção.

Passo 4: Conclua a Abertura do Processo

Após preencher todas as etapas, clique no botão "Salvar" ou "Concluir". O número e ano do processo serão gerados automaticamente.

Observações Importantes:

• Campos Obrigatórios: Preencha todos os campos obrigatórios (geralmente marcados com asterisco *) para que o processo possa ser aberto corretamente.
• Informações Claras: As informações que você preencher na descrição e no assunto/subassunto são fundamentais para a localização e o andamento do processo. Seja claro e objetivo ao preenchê-los.
• Anexos: Anexe todos os documentos necessários para o processo no formato correto.
• Cadastro de Requerentes: Se precisar incluir um novo requerente, abra um chamado no GLPI e siga o processo de cadastro corretamente.
• Tramitação: Ao definir a primeira tramitação do processo, tenha certeza de que ele será encaminhado para o setor correto.

Dúvidas e Suporte:

Se você tiver dúvidas ou precisar de ajuda adicional, entre em contato com a SMCIT via WhatsApp clicando no telefone que aparece no rodapé desta página.

SECRETARIA MUNICIPAL DE CIÊNCIA, INOVAÇÃO, TECNOLOGIA E DESENVOLVIMENTO ECONÔMICO Paço Municipal Rua Pedro Druszcz, 111 (3º Andar) - Bairro: Centro (41) 3614-1593 (WhatsApp) smcit@araucaria.pr.gov.br

PROCESSO DIGITAL - TREINAMENTO COMPLETO

Treinamento sobre o Sistema de Processos Digitais da Prefeitura de Araucária

A Prefeitura de Araucária realizou um treinamento para capacitar os servidores no uso do sistema de processos digitais. O objetivo principal é proporcionar maior agilidade e eficiência na tramitação de documentos, reduzindo custos e aumentando a transparência administrativa. Acompanhe o vídeo para aprender sobre a tramitação online, consulta em tempo real, registro histórico dos processos e muito mais

Benefícios do Sistema Digital

A transição para o formato digital proporciona vantagens significativas, como a eliminação do uso excessivo de papel e a modernização dos procedimentos administrativos. O treinamento abrange aspectos essenciais para o uso adequado do sistema, garantindo que os servidores estejam aptos a navegar e utilizar suas funcionalidades de maneira eficiente.

Funcionamento e Estrutura do Sistema

O sistema de tramitação de processos conta com uma hierarquia organizada e configurações de acesso conforme os centros de custo e departamentos. Ele inclui diversos módulos, como contabilidade e recursos humanos, facilitando a gestão administrativa.

Os processos são classificados por assuntos e subassuntos, garantindo uma tramitação eficiente. Para a abertura de um processo, é fundamental incluir informações detalhadas, como o requerente e documentos anexos, assegurando que o procedimento ocorra de forma correta.

Criação e Tramitação de Ofícios

Durante o treinamento, foram apresentados os procedimentos para a criação e tramitação de ofícios, incluindo a indicação de destinatários e assinantes. Após a abertura do processo, a confirmação dos dados e a geração de um número de referência são passos essenciais para o acompanhamento adequado.

Filtros e Pesquisa de Documentos

O sistema conta com filtros que permitem a consulta de processos por subassunto e requerente. Essa funcionalidade é essencial para agilizar a busca de informações específicas. Além disso, a tramitação de ofícios segue normativas do Código de Processo Civil, garantindo segurança jurídica.

A edição de documentos é permitida antes da assinatura. Após assinados, os documentos são convertidos em PDF, assegurando a integridade das informações.

Assinatura Digital e Acompanhamento de Pendências

O treinamento abordou a assinatura digital de documentos e a importância do acompanhamento de notificações e pendências no sistema. As assinaturas podem ser avançadas ou qualificadas, dependendo da necessidade de validação externa.

Para assinar um documento, o usuário deve possuir um certificado digital que comprove sua identidade, garantindo a validade legal da assinatura.

Gerenciamento de Processos e Informações Sigilosas

O sistema permite o monitoramento e acompanhamento da movimentação de processos, incluindo aqueles sigilosos. A consulta a processos restritos é limitada, mas é possível verificar o departamento responsável para garantir a privacidade das informações.

Os usuários também podem personalizar consultas para facilitar o acesso a informações relevantes, e a finalização e arquivamento de processos é um passo essencial para a organização documental.

Apensamento de Processos

O apensamento é um recurso que permite a tramitação conjunta de processos relacionados, facilitando a análise e gestão dos casos. Entretanto, processos que possuem fluxo automatizado não podem ser apensados para evitar conflitos na tramitação.

Os processos apensados compartilham pareceres, garantindo que todas as partes envolvidas tenham acesso às decisões tomadas.

Utilização do GLPI e Recursos de Apoio

Para dúvidas e solicitações relacionadas ao processo digital, os servidores podem utilizar o sistema GLPI, facilitando a interação com a equipe de suporte.

O portal do cidadão também disponibiliza materiais de apoio sobre o sistema, cobrindo desde o cadastro até a tramitação de processos digitais.

Restrições e Integridade dos Processos Administrativos

As alterações em processos administrativos são restritas para garantir a legalidade dos trâmites. Apenas algumas modificações, como a alteração do requerente, são permitidas para garantir a continuidade do acompanhamento do processo.

Todas as modificações realizadas no sistema são registradas para manter a transparência e rastreabilidade das ações administrativas. Sanções podem ser aplicadas caso ocorram alterações indevidas.

Considerações Finais

O treinamento sobre o sistema de processos digitais é essencial para garantir uma gestão pública mais eficiente, transparente e segura. A capacitação dos servidores no uso correto das ferramentas é um passo fundamental para a modernização administrativa e a melhoria da prestação de serviços à população.

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Renomear arquivos e Inserir marca d'água "INVÁLIDO" em Processos Digitais

Este tutorial tem como objetivo orientar sobre como RENOMEAR arquivos e inserir a marca d'água "INVÁLIDO" em anexos de processos digitais, como alternativa à exclusão, que não é permitida devido à sequência processual.

Parte 1: Renomear arquivos

1. Acesse o gerenciamento de anexos: No sistema do processo digital, localize e acesse a área de gerenciamento de anexos do processo em questão.

2. Abra o menu de opções:

   • Clique com o botão direito sobre o arquivo que deseja renomear.
   • Ou clique nos três pontos que representam um menu de opções.

3. Selecione "alterar": No menu que se abrir, procure e clique na opção "ALTERAR"

4. Modifique o nome:

   • Na aba "Dados Básicos >> Geral", localize o campo de nome do arquivo.
   • Substitua o nome atual por um novo nome que inclua o termo "DESCONSIDERAR" (ex: "documento_DESCONSIDERAR.pdf").

5. Confirme a alteração: Clique no botão "CONFIRMAR" para salvar a alteração do nome do arquivo.

 

Parte 2: Inserir marca d'água "INVÁLIDO"

1. Acesse o gerenciamento de anexos: No sistema do processo digital, localize e acesse a área de gerenciamento de anexos do processo em questão.

2. Abra o menu de opções: 

   • Clique com o botão direito sobre o arquivo que deseja renomear.
   • Ou clique nos três pontos que representam um menu de opções

3. Selecione "manipular PDF": No menu que se abrir, procure e clique na opção "MANIPULAR PDF"

4. Acesse a aba "Marcadores": Na tela de manipulação de PDF, localize e clique na aba "Marcadores".

5. Preencha o campo "Marca D'Água": No campo destinado à marca d'água, digite "INVÁLIDO" (ou a mensagem que desejar).

6. Confirme a inserção da marca d'água: Clique no botão "CONFIRMAR" para inserir a marca d'água no documento.

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Gerar PDF de um Processo Digital completo

O que é?

Este tutorial ensina como gerar um PDF completo de um processo.

Como fazer?

• Localize o processo do qual deseja gerar o PDF completo.
• Clique no ícone de "Imprimir Processo Completo"

• Ou clique no Processo com o botão direito e localize a opção "Imprimir Processo Completo"

• Na janela que abrir, clique em "Gerar".

• O sistema abrirá uma nova janela com opções de configuração.

1. Na opção "Anexos", selecione "Todos"
2. No campo "Nome do PDF Completo", digite o número/ano do processo ou outro nome fácil de identificar.
3. Marque todas as opções ("Disponível no Portal", "Adicionar Numeração", "Gerar Capa")
4. Clique em "Confirmar"

• Aguarde o sistema processar os dados e gerar o PDF. O tempo de espera pode variar conforme a quantidade de anexos no processo.

• Após alguns minutos, acesse os anexos do processo para encontrar o PDF gerado.

Seguindo esses passos, você terá um PDF completo do processo.

Compartilhar anexo de um processo digital para outro

O que é

Este tutorial ensina como puxar um anexo de um processo para outro, garantindo que ele esteja presente em ambos os processos.

Como fazer?

• Abra os anexos do processo de origem (de onde você quer puxar o anexo).

• Clique no ícone para alterar a visualização dos anexos de miniaturas para colunas.

• Localize o anexo desejado na nova visualização.
• Anote a "Sequência - GED"  do anexo.

• Acesse os anexos do processo de destino (onde você deseja inserir o anexo puxado).
• Clique em "Enviar Novo Documento".

• Clique em "Compartilhado"

• Na janela que abrir, digite a Sequência - GED do anexo que deseja puxar.
• Após inserir todos os anexos desejados, clique em "Confirmar".

• O anexo agora estará visível no processo junto com os outros anexos.

Seguindo esses passos, você conseguirá compartilhar anexos entre processos.