Institui o P[LANO DE DOCUMENTAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE do Município de Araucária](https://leismunicipais.com.br/a/pr/a/araucaria/lei-ordinaria/2022/387/3877/lei-ordinaria-n-3877-2022-institui-o-plano-de-documentacao-e-tabela-de-temporalidade-do-municipio-de-araucaria-e-revoga-a-lei-n-2875-de-02-de-outubro-de-2015) e revoga a Lei nº 2.875, de 02 de outubro de 2015.
A **CÂMARA MUNICIPAL DE ARAUCÁRIA**, Estado do Paraná, aprovou, e eu, Prefeito, sanciono a seguinte Lei: **Art. 1º** Institui-se o PLANO DE DOCUMENTAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE do Município de Araucária, que consiste no sistema de gestão de documentos ao qual é responsável pela coleta, processamento, armazenagem, análise e distribuição de informações, através do registro esquemático do ciclo de vida dos documentos produzidos pela Administração Pública Municipal. Parágrafo único. O Plano de Documentação padroniza e classifica todo o volume de documentos produzidos pelas secretarias, departamentos e órgãos do Município de Araucária, através da tabela de temporalidade, onde consta o conjunto de procedimentos e de operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e ao arquivamento de documentos, desde o período corrente, intermediário até o permanente. **Art. 2º** Estabelece as Tipologias Documentais, da tabela de temporalidade do Município de Araucária, para agrupamento dos documentos sob classes de funções desempenhadas pela Administração Pública Municipal. § 1º Forma-se a metodologia, para a construção da Tipologia Documental, que deverá ser aplicada no processo de gerenciamento dos documentos relativos às atividades início-meio-fim, conforme Fluxograma, Anexo I, permitindo assim, que novas tipologias sejam identificadas e atualizadas, conforme necessidade da Administração Pública Municipal. § 2º Adota-se o modelo de código de classificação decimal, por assunto, conforme Anexo II desta Lei, constituído por códigos numéricos, divididos em classes, subclasses, grupos e subgrupos. § 3º As dez classes principais, representadas por número inteiro, compostas de dois algarismos, são: I - CLASSE 00 – ADMINISTRAÇÃO GERAL: classificam-se os documentos relativos à criação, estrutura, organização, funcionamento e organograma interno dos órgãos públicos municipais; II - CLASSE 10 – COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA E SOCIAL: classificam-se documentos sobre o relacionamento da administração municipal com os órgãos ou departamentos e também sobre o planejamento e execução de campanhas administrativas e publicitárias com a imprensa e a comunidade; III - CLASSE 20 – RECURSOS HUMANOS: classificam-se os documentos relativos à política, administração e à execução das atividades de recursos humanos com relação aos direitos e obrigações dos servidores públicos ou do órgão empregador; IV - CLASSE 30 – MATERIAL: classificam-se documentos relativos à administração dos materiais do órgão ou departamento, suas atividades e formas de aquisição, incorporação e alienação, controle de estoque e distribuição, conservação e recuperação dos materiais; V - CLASSE 40 – BENS PATRIMONIAIS: classificam-se documentos relacionados à doação, reversão, permuta, venda, manutenção de imóveis e à aquisição de veículos seja por compra (inclusive importação), cessão, doação, leasing, permuta, transferência, inclusive licitações; VI - CLASSE 50 – ORÇAMENTO E FINANÇAS: classificam-se documentos relativos à previsão, proposta e execução orçamentária, e às operações contábeis-financeiras referentes ao uso dos recursos públicos e comprovação de receita e despesa, bem como a movimentação de conta-corrente, balanço e prestação de contas; VII - CLASSE 60 – DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO: classificam-se documentos relativos ao histórico de documentos (aquisição, controle, arquivamento e destinação); VIII - CLASSE 70 - GESTÃO DA POLÍTICA EDUCACIONAL BÁSICA E FUNDAMENTAL: Classificam-se documentos relativos à estrutura, organização, funcionamento, demanda escolar, regularização e legalização dos estabelecimentos da rede municipal de ensino e situação educacional do aluno; IX - CLASSE 80 - EXCLUSIVO ÁREA DE SAÚDE; X - CLASSE 90 - ASSUNTOS DIVERSOS: Classificam-se os documentos relativos aos assuntos de caráter genérico relacionados às diversas atividades desenvolvidas pela Administração Pública. **Art. 3º** Adere-se os fundamentos teóricos da Arquivologia, FASE DO DOCUMENTO; GRAU DE SIGILO E TEORIA DAS TRÊS IDADES, como parâmetros para classificar os documentos emitidos pela Administração Pública Municipal. § 1º Fases dos Documentos: é a metodologia que engloba o ciclo de vida dos documentos, composto por três fases que abrangem desde a produção até a destinação final. I - 1º FASE - PRODUÇÃO DOS DOCUMENTOS: elaboração de documentos, de acordo com as atividades específicas executadas pelo órgão ou setor de cada secretaria, identificação dos documentos úteis dos que não são essenciais, possibilitando o uso adequado de dados compartilhados; II - 2º FASE - UTILIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS: fluxo percorrido pelos documentos, com a identificação da sua função administrativa a ser cumprida, sendo que a guarda desses documentos, logo após cessar seu trâmite, também faz parte dessa fase; III - 3ª FASE – DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS: destinação de quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda. § 2º Grau de Sigilo: os documentos são classificados com relação ao grau de acesso às informações de seu conteúdo, apresentado em dois níveis: I - Ostensivo: quando o acesso às informações, contidas no documento, é irrestrita e, não põe em risco direitos individuais e/ou coletivos; II - Sigiloso: quando o acesso às informações, contidas no documento, possuem alguma restrição legal, subdividindo-se em: a) Ultrassecreto: com prazo de duração até 25 (vinte e cinco) anos, prorrogável uma vez, por igual período; b) Secreto: com prazo de duração até 15 (quinze) anos; c) Reservado: com prazo de duração até 5 (cinco) anos. § 3º Teoria das Três Idades: classifica os documentos de acordo com seu tempo de vida e também determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento, dividindo-se em três períodos: I - Corrente: arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo, é a única idade obrigatória pela qual passam todos os documentos, que posteriormente podem migrar tanto para fase intermediária, quanto para fase permanente; II - Intermediário: arquivo semi-ativo, de uso administrativo, é o arquivo de transição no qual os documentos, tanto podem voltar para a fase corrente, quanto migrar para a fase permanente; III - Permanente: arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido, jamais será eliminado ou retornará para fases anteriores, salvo se solicitado para consulta/pesquisa. **Art. 4º** Constitui-se a prática de conservação e guarda dos documentos, que têm por objetivo preservar a integridade física e qualidade das suas informações, conforme Anexo III e IV desta Lei. **Art. 5º** Caberá a Secretaria ou ao Órgão competente a transferência dos documentos ao Arquivo Geral do Município, atentando a todos os procedimentos prescritos nesta Lei. § 1º Para transferência de documentos PERMANENTES para o Arquivo Geral do Município, deve-se obedecer aos prazos prescritos para o Arquivo Corrente (AC) e Arquivo Intermediário (AI) estipulados na Tabela de Temporalidade. § 2º Os documentos devem estar acondicionados corretamente de acordo com o Anexo V, com a identificação dos prazos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e devidamente listados, conforme o Anexo VI, desta Lei. § 3º Os documentos transferidos que se constituem em acervo PERMANENTE têm sua consulta pública irrestrita, salvo quando houver algum impedimento legal. **Art. 6º** Será de responsabilidade de cada departamento, órgão ou secretaria, o preparo e envio dos documentos previstos para ELIMINAÇÃO ao Arquivo Geral do Município, devendo seguir os critérios indicados na Tabela de Temporalidade, mediante abertura de processo digital, com os Anexos V e VI desta Lei, sendo que a data efetiva de descarte será definida pela Comissão de Gestão de Documentos e Arquivo Público, devendo a mesma providenciar: I - Edital com listagem de eliminação de documentos, publicado no Diário Oficial Eletrônico do Município de Araucária - DOEMA, com prazo de 30 dias para que, partes interessadas, possam se manifestar sobre a eliminação; II - Termo de Eliminação, com listagem dos documentos e data efetiva do descarte, que deverá ser publicado no Diário Oficial Eletrônico do Município de Araucária - DOEMA. **Art. 7º** O departamento, setor ou órgão que decidir pela guarda permanente de algum documento que na Tabela de Temporalidade informe prazo para descarte, deverá fazê-lo mediante o armazenamento dos documentos em sua Secretaria. **Art. 8º** Os prazos prescritos na Tabela de Temporalidade são passíveis de alterações, na medida em que, a configuração e o valor dos documentos variam no tempo, ocasionados por mudanças sociais, administrativas e jurídicas, no entanto, alterações e inclusões de qualquer natureza, relacionadas a prazos ou assuntos, somente poderão ser feitas mediante autorização da Comissão de Gestão de Documentos e Arquivo Público, e publicado em ato oficial pela Secretaria Municipal de Administração, e devem atender aos seguintes critérios: I - Parâmetros instituídos no art. 3º desta Lei; fase do Documento; grau de Sigilo e Teoria das Três Idades; II - Frequência do uso das informações contidas nos documentos; III - Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal dos documentos; IV - Atender o estabelecido na Tabela de Temporalidade do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ; V - Existência de outras fontes com as mesmas informações; VI - Importância histórica/científica das informações contidas no documento; VII - Determinação da Secretaria e/ou Órgão Competente, devidamente justificada através de ofício, do prazo de guarda do documento, conforme interesse administrativo interno e/ou por competência própria. **Art. 9º** Os documentos do arquivo permanente somente poderão ser desarquivados por solicitação assinada pela autoridade competente do órgão, secretário, diretor geral, procurador, controlador e presidente de comissão permanente. **Art. 10.** Revoga-se a Lei nº 2.875, de 02 de outubro de 2015. **Art. 11.** Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Prefeitura do Município de Araucária, 17 de maio de 2022. HISSAM HUSSEIN DEHAINI Prefeito de Araucária [Link para a Lei no site do Leis Municipais](https://leismunicipais.com.br/a/pr/a/araucaria/lei-ordinaria/2022/387/3877/lei-ordinaria-n-3877-2022-institui-o-plano-de-documentacao-e-tabela-de-temporalidade-do-municipio-de-araucaria-e-revoga-a-lei-n-2875-de-02-de-outubro-de-2015) # ANEXO I - FLUXOGRAMA - PROCESSO DE ANÁLISE DOCUMENTAL [](https://wiki.araucaria.pr.gov.br/uploads/images/gallery/2025-12/IfpCsY3bvd3EC3SL-anexo-i.png) O fluxograma proporciona os Fundamentos Teóricos da Arquivologia que foram adotados como parâmetros. Tratam-se das Fases dos Documentos, do Grau de Sigilo e da Teoria das Três Idades. # ANEXO II [Clique aqui para acessar o Anexo II.](https://wiki.araucaria.pr.gov.br/attachments/1015) # ANEXO III **CONSERVAÇÃO DE DOCUMENTOS** As práticas de conservação de documentos têm o objetivo de preservar as informações, assegurar a integridade física dos suportes e a qualidade do acesso às informações. **Ambiente limpo:** o acúmulo de pó no ambiente favorece o surgimento de fungos e bactérias que se proliferam quando a umidade aumenta e transforma as partículas de poeira em habitat ideal para sua reprodução. **Não fumar nem consumir alimentos e bebidas na área de trabalho:** os insetos são atraídos por matéria orgânica e se reproduzem onde encontram alimento. **A temperatura e umidade relativa devem ser mantidas com índices de 20ºC de temperatura e 50% de umidade relativa do ar:** altos índices de temperatura e umidade são extremamente prejudiciais aos documentos, pois aceleram processos químicos de deterioração, além de permitir a proliferação de insetos e o ataque de microorganismos (fungos e bactérias). COMO PRESERVAR 1. Ao manusear os documentos recomenda-se o uso de luvas e máscara; 2. Ao consultar livros ou documentos não realizar anotações ou usar clipes ou grampos para marcar informações; 3. Recomenda-se sempre manusear os documentos sobre uma mesa e após o uso recolocá-lo corretamente no local de origem; 4. Não dobrar os documentos, pois as marcas de dobras resultam em uma área frágil que rompe-se e rasga facilmente; 5. Retirar qualquer grampo de metal, pois o contato a longo prazo enferruja e deteriora rapidamente o papel; 6. Quando necessário, utilizar clipes plásticos ou proteger os documentos com um pequeno pedaço de papel na área de contato. Porém quando for enviar para o arquivo central retirar qualquer post ou clip. 7. Limitar o uso de furadores nos documentos correntes. Mas se for necessário furar, dobre a folha delicadamente ao meio de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador; 8. Não usar fitas adesivas diretamente sobre os documentos. Esse tipo de cola perde a aderência rapidamente, resultando em uma mancha escura de difícil remoção. [Documento Original](https://wiki.araucaria.pr.gov.br/attachments/1016) # ANEXO IV **GUARDA DOS DOCUMENTOS** As secretarias ou órgãos devem observar com cuidado os seguintes procedimentos para a guarda de documentos e criação de seus arquivos corrente e intermediário: - utilizar a etiqueta padrão (ver modelo abaixo) para caixas-arquivo; - quando o documento possuir mais de 20 folhas, deve-se utilizar bailarina. Se o documento conter mais de 200 folhas deve-se abrir volumes e, se necessário, armazená-los em caixas-arquivo (caixas brancas). - quando o documento possuir mapas ou plantas deve-se usar cadarços para não ocasionar deterioração. - ler o motivo do arquivamento, identificando para onde realmente deve ser arquivado (arquivo corrente ou intermediário); - se o documento não possuir uma subclasse, grupo ou subgrupo identificado, deve-se ao menos localizar na tabela de temporalidade sua classe principal e depois anotá-la no campo "código de classe” (conforme o modelo da etiqueta); - ao arquivar o documento no arquivo corrente ou intermediário (arquivos da própria secretaria), verificar a existência de documentos que tratam do mesmo assunto e colocá-los na mesma caixa-arquivo, pelo código e pela data; - guardar as caixas-arquivo na sequência numérica dos códigos atribuídos, evitando criar caixas-arquivo com a denominação “diversos”; - verificar a existência de cópias, eliminando-as. Caso não exista o original manter uma única cópia; - quando houver anexo de um documento, arquivá-lo junto ao documento principal, identificando no campo “observação” (modelo etiqueta) o seu título; **A classificação e o arquivamento de documentos baseados no assunto/ conteúdo facilita a sua recuperação e agiliza a etapa de avaliação para eliminação e transferência ao Arquivo Geral.** [Documento Original](https://wiki.araucaria.pr.gov.br/attachments/1017) # ANEXO V **MODELO DE ETIQUETA PARA CAIXA ARQUIVO** **(AS INFORMAÇÕES UTILIZADAS NESSE MODELO SÃO APENAS PARA EXEMPLIFICAR)** Fonte: Arial 9 Largura da etiqueta: 9 cm Comprimento da etiqueta: 17 cm| **00** **ADMINISTRAÇÃO** **GERAL** ( Código da Classe ) (Obrigatório) | ||||||||
| 03 **ACORDO.** **CONTRATO.** **TERMO** **ADITIVO.** **CONVÊNIO** (Código da SubClasse) (Obrigatório, quando localizado) | Órgão Gerador SMFI / (Obrigatório) | |||||||
| Ano(s) do(s) documento(s) 1981 / 1990 / 1994 / 1995 | (Obrigatório) | |||||||
| Tipo(s) de documentos (Tipologia documental) (Obrigatório) - processo renovação (convênio, contrato, termo de cooperação) - processo termo de adesão. | ||||||||
| Descrição: **03.1** **ACORDO** (Código do(s) grupo(s) ou subgrupo(s) (Obrigatório) - processo acordo de parceria, - processo acordo de cooperação técnica, - processo termo de acordo (termo de acordo de cooperação técnica), - processo termo de cooperação. | ||||||||
| TEMPO PARA GUARDA | (Obrigatório) | (Obrigatório) Grau de sigilo ( ) | ||||||
| Arquivo corrente | Arquivo intermediário | Arquivo permanente | Eliminação sob avaliação | |||||
| Tempo em anos | **EV** | **20** | **SIM****1** | **Responsável Técnico** | ||||
| Até o ano | **1996** | **2016** | **2020** | |||||
| HIGIENE DOCUMENTAL (Opcional) | ||||||||
| DATA | Nível 1 ( ) | Nível 2 ( ) | Nível 3 ( ) | |||||
| Obs.: (Opcional) | ||||||||
| **GRAU** **DE** **SIGILO** | ||||||||
| OSTENSIVO | O | RESERVADO | R | |||||
| SECRETO | S | ULTRASSECRETO | U | |||||